Digitales Projektmanagement für Start-Ups – So geht’s!

Effizientes Projektmanagement – ein Thema, an dem wohl keine Gründerin und kein Gründer vorbeikommt. Vor allem in Zeiten von New Work sind einfache und universell verständliche Projektmanagement- und Planungstools, die idealerweise das Budget schonen, unverzichtbar. Wir möchten euch daher unsere Top 5 Projektmanagement-Tools vorstellen, die uns die Planung und Koordination von Projekten und der Organisation des täglichen Arbeitsalltags bei White Label Advisory sehr erleichtern. 
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Natürlich sind die Bedürfnisse eines jeden Start-Ups sehr unterschiedlich. Das A und O bleibt jedoch gleich: Es sollte so wenig wie möglich, aber so viel wie nötig Aufwand investiert werden. Dazu eignen sich am besten übersichtliche Tools mit einer möglichst selbsterklärenden Benutzeroberfläche. Idealerweise entsteht kein Schulungsaufwand, sodass jede Mitarbeiterin und jeder Mitarbeiter in der Lage ist, sich das Tool in kurzer Zeit selbst anzueignen. Hier also unsere Top 5 Tools (keine bezahlte Werbung):

 1. Slack: Das Multitalent  

Slack ist ein intelligentes Chat-Programm, das mehr kann als Kommunikation. Alle Konversationen können übersichtlich in themenspezifischen Channels organisiert werden. Ob #allgemein #office oder #development – je nach Anliegen stellen wir sicher, dass jeder die verschiedenen Gespräche schnell und korrekt zuordnen kann. Auch die Wahl zwischen Privat-und Gruppenchat ermöglicht eine zielgerechte Kommunikation. 
Praktisch ist außerdem, dass es sowohl per Smart-Phone als auch über den Desktop verwendet werden kann. So kann jeder selbst entscheiden, wo Slack den persönlich höchsten Nutzen hat. 
Neben klassischen Text-Nachrichten können außerdem Dateien verschickt und Apps (Trello, Google Drive etc.) verknüpft werden. 
Auch spontane Calls sind möglich, sodass Anliegen adhoc besprochen werden können. Für uns ist Slack nicht mehr wegzudenken und erleichtert uns die Kommunikation und Koordination im Home Office erheblich. 

WLA Praxis-Tipp: Die App „Simple Poll” erleichtert die Terminfindung innerhalb des Teams erheblich – und es bedarf keiner externen Tools wie Doodle. Simple Poll lässt sich direkt in den jeweiligen Channel integrieren und alle Team-Mitglieder können direkt in-App für Termin- bzw. Abfrageoptionen ihre Stimmen abgeben. 



 2. Trello: Der ultimative Planungs-Allrounder 

Trello ist ein Projektplanungs-Tool, dessen Nutzeroberfläche einfacher nicht sein könnte. Man kann je nach Bedarf sogenannte Boards erstellen, die Raum für interaktive Planung und Aufgabendelegation bieten. Auf unserem Team-Board gibt es beispielsweise die Bereiche “Back-Log”, “To-Do’s”, “In Progress”, “Done”, “Ideenspeicher” sowie “Urlaub & Abwesenheiten”. Natürlich sind verschiedene Boards erstellbar. Somit ist es auch möglich, pro Verantwortungsbereich separate Planungsbereiche zu schaffen. 
Die Aufgaben selbst können farblich gruppiert werden (Labels), um Zusammenhänge nachzuvollziehen. Wenn diese fristgerecht erledigt wurden, kann man dies per One-Klick festhalten – so entsteht nicht nur Übersicht, sondern auch eine kleine, aber effektive Belohnungen fürs Gehirn und somit Motivation. 
Wer ganz sicher gehen möchte, seine Aufgaben rechtzeitig zu erledigen, kann Trello z.B. mit Outlook verbinden und Erinnerungen erhalten. Und zwar nur für die Aufgaben, für die man sich im Programm für verantwortlich erklärt hat. 
Für uns ist Trello somit das perfekte Tool, Aufgaben innerhalb des Teams effizient zu verteilen. 

WLA Praxis-Tipp: Wir verwenden Trello als digitales Kanban-Board und haben damit – auch schon vor Corona und vermehrter Remote-Arbeit, alle physischen „to-do Listen“ ersetzt. Durch den gezielten Einsatz von Labels, analog zu unserer Cloud-Dateiablage, und der Zuweisung von persönlichen Verantwortlichen, ist auch auf einen Blick klar, wo sich z.B. weiterführende Unterlagen befinden, bzw. wer bei Rückfragen anzusprechen ist. 

 

 3. Clockify: Das Zeiterfassungstool auf Vertrauensbasis 

Clockify löst mit seiner simplen Benutzeroberfläche unübersichtliche Excel-Tabellen ab. Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter, die Zeitlohn erhalten (z.B. Werkstudenten), können hier ihre Arbeitszeiten flexibel eintragen. Neben der Arbeitszeit können die Aufgaben eingetragen werden, die erledigt wurden. So hat unsere Personalbuchhaltung eine Übersicht der geleisteten Tätigkeiten, während die Mitarbeitenden ihre Stundenanzahl stets im Blick haben. Wir empfehlen, die Tätigkeiten nicht zu detailliert auflisten zu lassen. Schließlich ist Transparenz und Übersicht, nicht übermäßige Kontrolle das primäre Ziel. 

WLA Praxis-Tipp: Durch eine Chrome-Erweiterung lässt sich die Zeiterfassung auch bequem parallel zu anderen Tätigkeiten erfassen – ohne dass ein weiterer Login erforderlich ist. Das spart nicht nur Zeit, sondern macht die Erfassung selbst zusätzlich einfacher. 

 

4. Microsoft Teams: Der virtuelle Raum für Austausch 

Hier ist der Name Programm. Microsoft Teams bietet für uns einen virtuellen Raum für Austausch – ob beruflich oder privat in Pausen. 
Wir nutzen Teams beispielsweise für tägliche „Dailys und wöchentliche Abteilungs- und Team-Meetings. Neben dem reinen fachlichen Austausch (Dort teilt jeder mit, was er die vergangene Woche erledigt hat und was aktuelle Projekte sind) bieten wir auch Platz für Blitzlicht-Feedbacks und fragen regelmäßig das persönliche Empfinden abvon 1 (sehr unzufrieden) bis 10 (besser geht es nicht) kann abgestimmt werden. So stellen wir sicher, dass der persönliche Austausch regelmäßig stattfindet und der Team-Spirit aufrechterhalten wird. Auch Sachen, die stören oder nicht so gut gelaufen sind, egal ob im beruflichen oder privaten Kontext, können mitgeteilt werden.

WLA Praxis-Tipp: Wir versuchen, zu lange Teams- bzw. Video-Sessions zu vermeiden. Eine super einfache Methode, um sich selbst zu disziplinieren und Feedback zu erhalten ist das ROTI-Feedback. ROTI steht für „Return On Time Invested“ : alle Team-Mitglieder können im Anschluss an einen Workshop auf einer Skala von 1 („Das Event war für mich eine Zeitverschwendung!“) bis 5 („Exzellentes und sehr nützliches Meeting, meine Zeit war bestens investiert!“) bewerten, ob sich die Teilnahme an einem Meeting „gelohnt“ hat. 

 

 5. AworkDas Planungstool für umfangreichere Projekte 

Stehen mit unseren Klienten und Beratern größere Projekte an, erfordert dies dementsprechend eine umfassendere Planung, sofern kein eigenes Projektmanagement-Tool im Einsatz ist. Das Aufsetzen und Strukturieren von Projekten erfordert normalerweise lange Meetings mit intensivem Austausch, eine technische Grundlage und mitunter aufreibende Rollen- und RechtevergabenMit Awork ist es möglich, Aufgaben interaktiv und zeitlich abgestimmt aufzuteilen – und das über Team- und Firmengrenzen hinweg. 

WLA Praxis-Tipp: Awork lässt sich nicht nur für die Planung und Steuerung von Projekten verwenden, sondern z.B. auch für das Planen von Marketingkampagnen. Gerade bei größeren Vorhaben und wenn Parteien von unterschiedlichen Firmen oder Dienstleistern mit an Bord sind, zeigt Awork hier seine Stärke, da es viele der oben aufzeigten Funktionen in einem Tool vereint. 

 

Letztendlich ist festzuhalten, dass die Wahl der optimalen Projektmanagement-Tools nicht nur für Start-ups ganz nach dem Motto “Trial-and-Error” stattfindet. Dank kostenloser Testversionen kann man sich risikofrei ausprobieren und dieser Vorteil sollte vor allem in der Anfangsphase genutzt werden. Denn genau wie unsere Online-Plattform für den Beratungseinkauf soll Projektmanagement langfristig gesehen einfach, transparent und übersichtlich sein. 

 

Für mehr solcher informativen Beiträge besuchen Sie gerne den Bereich “Facts and Figures in unseren Blog! 

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