Agil oder Klassisch? So wählen Sie die optimale Projektmethodik

Unternehmen stehen oft vor der großen und entscheidenden Frage, mit welcher Art Projektmethodik der nächste Kundenauftrag oder das eigene interne Projekt am effizientesten durchgeführt werden kann. Dabei wird häufig durch Beratungen das agile Projektvorgehen als Wunderwaffe gepriesen. Tatsächlich ist agiles Arbeiten auch außerhalb der Software-Entwicklung nicht mehr vollends weg zu denken, aber nicht zwingend die sinnvollste Art und Weise, das jeweilige Projektziel zu erreichen.

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Was genau versteht man unter agilem Projektmanagement? Wie steht es im Verhältnis zum klassischen Projektmanagement? Und welche Methode ist wann am sinnvollsten? Worauf sollte man in der Steuerung von Beratungen mit dem jeweiligen Vorgehen achten? All das erfahren Sie in diesem Blog-Artikel.

 

Klassisches Projektmanagement

Hier wird vor dem Projektbeginn auf Basis ausgiebiger Analyse ein Projektplan erstellt. Ressourcen, Kosten, nötige Aufwände und Abhängigkeiten werden vorab geplant. Um einen Überblick zu behalten, werden sogenannte „Meilensteine“ gesetzt, die die Voraussetzung zur Fortführung des Projektplans darstellen.

Das soll Planungssicherheit und Vorhersehbarkeit des Endergebnisses liefern und klare Strukturen bieten. Durch geringen Abstimmungsbedarf, klaren Arbeitspaketen und Deadlines somit guter Steuerbarkeit eignet sich diese Methode vor allem bei weniger komplexen Routine-Aufgaben oder wiederkehrenden Aufgaben.

 

Agiles Projektmanagement

Hier stehen Flexibilität, Anpassungsfähigkeit und Feedback im Fokus. Die aus der Softwareentwicklung stammende Methode kann auf den ersten Blick etwas unstrukturiert wirken. Bei genauerer Betrachtung erkennt man die Dynamik hinter dem Prozess. Diese Dynamik wird durch regelmäßiges Feedback geschaffen, das von einer bestenfalls hoch motivierten Projektgruppe verarbeitet wird. So kann flexibel auf zeitliche, finanzielle und inhaltliche Änderungen reagieren werden. Statt ein starres Endziel zu verfolgen, steht die Zufriedenheit des Auftraggebers/der Auftraggeberin im Fokus.

Es ist jedoch zu erwähnen, dass hier keine klaren hierarchischen Strukturen zu finden sind. Statt leitendem/r Projektmanager/in operiert ein agiles und eigenverantwortliches Projektteam. So kann es schnell zu Termin- oder Kostenänderungen kommen.

 

Und was verwendet man nun wann?

Um diese Frage kompetent beantworten zu können, muss einem als Manager/in oder Führungskraft die Kommunikationskultur des Unternehmens bewusst sein. Denn agiles Projektmanagement erfordert wesentlich mehr Abstimmungsprozesse. Team-Mitglieder müssen persönlich und strukturell dazu in der Lage sein, effizient zu kommunizieren, um gemeinsame Lösungen zu finden.

Generell eignet sich die agile Methode bei komplexeren Themen / Problemen in einem sich ständig ändernden oder unbekannten Umfeld. Es soll meist etwas Neues, Innovatives geschaffen werden. Möchte ein Unternehmen zum Beispiel eine neue Online-Plattform aufbauen und etablieren, ist mit vielen Eventualitäten und Hindernissen zu rechnen. Eine realitätsgetreue Analyse des Endergebnisses, wie es das klassische Projektmanagement verlangen würde, wäre hier dementsprechend kaum möglich.

Geht es jedoch beispielsweise um Spezialanfertigungen für industrielle Maschinen mit bestimmten technischen Spezifikationen und Anforderungen oder der Ablösung eines tief verankerten ERP-Systems, so sind eine detaillierte vorangehende Analyse und bewährte Prozesse sogar sehr hilfreich und notwendig.

In der Praxis werden häufig hybride Maßnahmen verwendet, um das Beste aus beiden Welten zu kombinieren: Mit dem hybriden Projektmanagement ist genau das möglich. In Unternehmen wird beispielsweise gerne im Bereich Controlling oder im Vertrieb mit klassischen Methoden gearbeitet, während die Entwicklungsabteilung eher agile Methoden wie Scrum oder Kanban bevorzugt. Entscheidend ist hier der Grad an Innovation, der von der jeweiligen Abteilung resultieren soll.

 

Der Nutzen muss im Vordergrund stehen

Konsultiert man für die Wahl der optimalen Projektmethodik eine Beratung, sollte schon im Auswahlgespräch Transparenz geschaffen werden. Statt sich von Zertifikaten und Auszeichnungen blenden zu lassen, sollte die Kompetenz der BeraterInnen etwas direkter geprüft werden. So könnte beispielsweise erfraget werden, welche konkreten, in der Praxis anwendbaren Tools und Methoden die BeraterInnen in der jeweiligen Projektumgebung einsetzen würden. Es könnte sich außerdem nach einem Agile Business Case erkundet werden, der eine solide Entscheidungsgrundlage dafür bietet, sich zwischen klassischen und agilen Projektmethoden zu entscheiden. So können zugrundeliegende Budgetprozesse besser beurteilt werden. Letztendlich ist es essentiell, dass das externe und interne Mindset zusammenpassen. Nur so existiert eine stabile Basis für eine erfolgreiche Projektdurchführung.

 

Key Takeaways

Im Dschungel des Projektmanagements kann man sich durchaus schnell verirren und somit Zeit und Geld verlieren. Umso sinnvoller ist es, wohl überlegt passende Methoden auszuwählen. Dabei sollten die individuellen Bedürfnisse der jeweiligen Organisation beachtet werden – es gibt nicht „den einen perfekten Weg“ für alle. Sollten Schwierigkeiten darin bestehen, so ist das durchaus nichts Ungewöhnliches, wenn man die Komplexität des Themas betrachtet. In diesen Situationen können kompetente Beratungen schnell Abhilfe schaffen.

 

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