Gut zwei Jahre nach Beginn der Pandemie erwacht das Beratungsgeschäft vermehrt zum Leben. Kein Wunder - das Krisenmanagement von Unternehmen weltweit wurde und wird immer noch gewaltig auf die Probe gestellt. Um die Handlungsfähigkeit zu garantieren und die Resilienz zu stärken, müssen sich viele Firmen auf die veränderten Bedingungen einstellen, um diese als Katalysator für Entwicklung nutzen zu können. Dies kann ein überwältigendes Ausmaß annehmen, weshalb ausgezeichnete Beratungen äußerst gefragt sind.
Damit du deine Beratungsbedürfnisse optimal kommunizieren und ein passendes Beratungsangebot finden kannst, haben wir für dich sechs Do's and Don'ts für die perfekte Ausschreibung von Beratungsdienstleistungen zusammengestellt. Diese sollen dir helfen, den Ausschreibungsprozess für den Einkauf von Beratungsdienstleistungen optimal zu durchlaufen.
Do's: Sechs Tipps für die perfekte Ausschreibung
Die Erstellung von Ausschreibungsdokumenten gehört zu den wesentlichen Werkszeugen im Einkauf von Beratungsleistungen. Dabei sind RfP Dokumente oder Tender-Prozesse oftmals historisch gewachsen und werden strukturell nur sehr selten dem jeweiligen Ausschreibungsgegenstand angepasst. Mit den nachfolgenden sechs Tipps zeigen wir dir, welche Themen aus unserer Sicht definitiv in die perfekte Ausschreibung im Einkauf von Consulting Dienstleistungen gehören.
🚚 1. Klare Lieferergebnisse
Um klare Lieferergebnisse zu erhalten, sollte sehr konkrete Kommunikation mit der zu beauftragenden Beratung stattfinden. Nur wenn du expliziert schilderst, welche Erwartungen und Fristen eingehalten werden sollen, kann die potentielle Beratung die gewünschten Ergebnisse erzielen. Du solltest darüber hinaus jegliche Vorgaben zu Formaten oder kritische Meilensteine kommunizieren, um keine unnötige Hürden aufzustellen.
🥇2. Relevante Reverenzen
Mit diesem Tipp ist gemeint, dass die Relevanz-Kriterien einzureichender Referenzen festgelegt werden sollten. Zusätzlich sollte der jeweilige Bezug des angebotenen Personals hinterfragt werden.
💸 3. Transparente Vergütung
Damit du die Angebote infrage kommender Beratungen besser vergleichen kannst, sollte definiert werden, auf welcher Basis die Preise gegenübergestellt werden. Es sollte beispielsweise geklärt werden, ob Reisekosten inkludiert sind oder erfolgsabhängige Zahlungen erwartet werden. Nur so können die Kosten transparent und ohne böse Überraschungen aufgestellt werden.
💪 4. Persönliches Skill-Set
Der persönliche Fit spielt in der Geschäftsbeziehung zwischen Beratungen und Klienten eine zunehmend wichtige Rolle. Die sogenannten Soft-Skills sollten deswegen klar definiert und gefordert werden, um ein passendes Projektteam zu rekrutieren. Dabei solltest du vorher für dich festlegen, was für deinen "personal-Fit" entscheidend ist.
📝 5. Kommerzieller Rahmen
Um eventuelle Grauzonen zu vermeiden, sollten nicht nur der Start und das Ende einer Beauftragung festgelegt werden. Mache außerdem klar, was der maximale Projektumfang ist, idealerweise in Tagen und Euro. Als Orientierungshilfe, wie hoch die Tagessätze in der Beratung sind, kannst du z.B. auch den Tagessatz-Rechner von White Label Advisory benutzen.
🧐 6. Offene Fragen
Um nun eine bessere Vergleichbarkeit zwischen den Anbietern zu schaffen, solltest du in deiner Ausschreibung ausgewählte offene Fragen stellen: was ist dein Projektansatz? Was zeichnet dein Team aus? Diese oder ähnliche Fragen lassen dich die Spreu vom Weizen trennen.
Ein Request for Proposal (RFP) bezeichnet ursprünglich im Softwareauswahlprozess ein Dokument mit inhaltlich bindenden Angaben über Vertragsspezifikationen und weiteren Verhandlungsgegenständen, die vor der eigentlichen Ausarbeitung des Servicevertrags bestimmt werden. Aber auch im Einkauf von Beratungen werden insbesondere bei größeren Umfängen immer wieder RfP-Dokumente erstellt, entlang deren die Anbieter ihre Angebot formulieren.
Don'ts: Sechs Fehler, die du unbedingt vermeiden sollten
Für Beratungen ist die Erstellung von Angeboten ein gewohntes Terrain. Und selbstverständlich wird versucht sich und die eigene Leistung bestmöglich zu verkaufen. Doch unsere Erfahrung zeigt: die Qualität der anzubietenden Beratungsleistung hängt auch stark von der vorgegebenen Ausschreibungsstruktur ab. Je klarer der Auftraggeber Anforderungen und Ziele definiert - ohne dabei potentielle neue Anbieter auszuschließen - desto qualitativ hochwertiger werden die abgegeben Angebote. Du willst wissen, wie viel Zeit du mit dem Einsatz von White Label Advisory sparen kannst? Dann schau auch gern bei unserem Prozesskosten-Rechner vorbei:
⏳1. Zu kurze Fristen
Gib - je nach Komplexität - Beratungen mindestens 14 Tage Zeit, um ein qualitativ hochwertiges Angebot zu formulieren.
🤝 2. Beispiel-CVs anfordern
Fordere nicht nur beispielhafte Profile an. Ohne konkreten Einsatzzeitraum und Beratungszweck der angebotenen Profile sinkt die Angebotsqualität.
🎯 3. Unklare Zielbeschreibung
Warum suchst du externe Unterstützung? So banal es klingt - mach den potentiellen Anbietern klar, was das Ziel der Beratung bei dir ist.
🤔 4. Zu spezifische Anforderungen
Grenze mögliche neue Dienstleister nicht im Vorwege durch zu spezifische Anforderung oder Vorkenntnisse aus.
💡 5. Kein Q&A-Prozess
Lasse Fragen durch die Anbieter zu, um die Angebotsqualität zu erhöhen - und strukturiere den Q&A-Prozess.
📊 6. Unklare Kapitalstruktur
Eine Ausschreibung ist mehr als Copy & Paste von Fachbereichsanforderungen. Schaffe eine klare und verständliche Struktur.
Mit diesen Do's and Don'ts hast du nun einen guten Einblick in den Ausschreibungsprozess erlangt. In unserem kostenfreien Word-Template für die Ausschreibung von Beratungsleistungen erhältst du darüber hinaus die perfekte Struktur für deinen nächsten Consulting-RfP. Hier ein Auszug:
Auf fünf kompakten Seiten und vier klar strukturierten Abschnitten erhältst du eine Best-Practice Vorlage, um wesentliche Informationen im Rahmen einer Ausschreibung vorzugeben.
Darüber nennen wir Tipps & Tricks, um die Angebotsqualität anbietender Beratungen zu steigern. Egal ob Unternehmensberatung, IT-Dienstleister oder Ingenieur-Büro: mit unserer Vorlage stellst du sicher, dass du in deinem Ausschreibungsprozessen fortan alle wichtigen Punkte abdeckst und damit das Fehlerrisiko minimierst.
Unser Template enthält dafür wesentliche fachliche und kommerzielle Gliederungspunkte eines „Request for Proposal“ und steht allen interessierten Besucherinnen und Besuchern kostenlos zum Download verfügbar. Also - lass dir das praktische Template nicht entgehen!
Sprich uns außerdem gerne bei deinem nächsten Bedarf an. Wir stehen dir unterstützend zur Seite.