Der Consulting-Skill Projekt-Unterstützung (PMO) im Detail

Basierend auf der klassischen Projektmanagement-Methodik PRINCE2 und dem darin beschriebenen Organisationsmodell, handelt es sich bei der Projektunterstützung um eine nicht weisungsbefugte und an die Projektleitung berichtende Rolle, die das Projektgeschäft oftmals administrativ und organisatorisch unterstützt. Typische Tätigkeiten sind dabei zum Beispiel das Organisieren von Meetings und Workshops, das Bereitstellen relevanter Projektinformationen und Ergebnissen, das Abfragen und Aufbereiten von Statusberichten und Change-Requests, das Onboarding neuer Projektmitarbeitenden, sowie ggf. Unterstützungsleistungen im Projekt-Controlling und der Leistungsabrechnung interner und externer Kräfte. Gerade bei kleineren Projekten können Tätigkeiten dieser Art von einer einzelnen Person übernommen werden, oder werden sogar in Personalunion durch die Projektleitung mit erledigt. Mit steigender Projektgröße, oder im Zusammenschluss von mehreren Projekten zu einem Programm, steigt oftmals neben der Arbeitslast in der Projektunterstützung auch die Verantwortung und das Ansehen eben dieser Tätigkeit. Wo möglich werden die projektunterstützenden Tätigkeiten dann in einem Projekt Management Office (PMO), oder auch Project Support Office konzentriert, um dadurch Synergieeffekte zu generieren und interne Projektstandards zu schaffen.

Es ist nicht unüblich, dass externe Beraterinnen und Berater auf Projekten in der Projekt-Unterstützung mit einspringen, bzw. direkt für eine Rolle eines PMO's beauftragt werden. Dabei ist es nicht zwangsläufig so, dass dies nur juniore Beraterinnen und Berater erfolgt. Je nach unternehmenspolitischer Lage und strategischer Bedeutung des jeweiligen Projekts oder Programms, kann die Projekt-Unterstützung auch durch sehr seniore Expertinnen und Experten verantwortet werden. Idealerweise geschieht dies in einem kombinierten Ansatz aus internen und externen Mitarbeitenden, um strukturelles Wissen in der Organisation von Projekten aufzubauen und auch administrative Tätigkeiten durch neue, externe Impulse - z.B.  durch den Einsatz neuer Tools oder Projektmethoden, nachhaltig im Unternehmen zu verankern.

Fachlich sollten Beraterinnen und Berater, die im Kontext "Projekt-Unterstützung (PMO)" unterstützen:

• Erfahrungen in klassischen und agilen Projektmethodiken (z.B. PRINCE2, Scrum) mitbringen
• sehr geschult im Umgang mit den gängigen Office-Anwendungen sein (z.B. Erstellen von Top-Management-Präsentationen, Excel-Skills für das Konsolidieren größerer Datenmengen, Erstellen von Serienbriefen oder Kommunikationsmaterialen)
• Technisches Knowhow für das Aufsetzen bzw. die Administration von Projektmanagement-Software oder Communication & Collaboration-Tools aufweisen

Typische, bzw. wünschenswerte persönliche Fähigkeiten für externe Consultants mit einem "Projekt-Unterstützung (PMO)" Fokus sind:

• Stakeholdergerechte Kommunikation, vom Praktikanten bis zur Führungskraft
• Hohe Problemlösungskompetenz, da häufig an der Schnittstelle zwischen Time, Budget und Quality Konflikten moderiert und vermittelt wird
• Selbstorganisiertes Arbeiten, um als gutes Vorbild im Projekt voran zu gehen

Die Einsatzmöglichkeiten von Beraterinnen und Beratern mit "Projekt-Unterstützung (PMO)" Skills sind vielfältig. Neben dem typischen Einsatz zum Auf- oder Ausbau eines bestehenden Project Management Offices, können auch einzelne Bestandteile - wie z.B. das Budget- oder Projek-Controlling, der Aufbau eines Wissensmanagements oder der Implementierung von Projektmanagement-Methoden und Prozessen sinnvoll beauftragt werden.

Die nachfolgenden drei Use-Cases zeigen, wie flexibel der Einsatz dabei erfolgen kann, und was konkrete Aufgaben und Themenfelder im "Projekt-Unterstützung (PMO)"-Kontext für Beratungen sein können:

Beraterinnen und Berater mit Fähigkeiten im Projektmanagement sind für alle Branchen und Unternehmen relevant, in denen es Projekte gibt. Als typisches Handwerkszeug, können Beratungen mit ihrem Know-How und dem vergleich zu anderen Projekterfahrungen und Projektorganisationen - unabhängig vom fachlichen Gegenstand oder Branchenspezifika - schnell für einen Wissens- und Kompetenzaufbau im beauftragenden Unternehmen sorgen. Je nachdem wie groß die Erfahrung im internen Projektmanagement-Team ist, sollte abgewogen werden, ob nur in einzelnen Teilen fachliche Expertise benötigt wird, oder die gesamte PMO-Tätigkeit extern erbracht wird.